Fachbeitrag
Bereit für Automatisierung? Zwölf Fragen an Ihre Daten
Automatisierung scheitert selten an der Technik, sondern an den Daten darunter. Zwölf Fragen zeigen, ob ein Ablauf so weit ist und wo Sie anfangen.
Soll ein Ablauf von selbst laufen, muss ein Programm die Entscheidungen treffen, die heute ein Mensch nebenbei trifft: Welcher Kunde ist gemeint? Gilt dieser Preis noch? Wer hat die Änderung veranlasst? Ein Mensch gleicht Lücken mit Erfahrung aus, ein Programm kann das nicht. Es arbeitet nur so gut wie die Daten, auf denen es aufsetzt.
Deshalb lohnt sich vor jeder Automatisierung ein ehrlicher Blick auf die Grundlage. Die folgenden zwölf Fragen helfen dabei. Sie sind nach vier Eigenschaften geordnet, die eine gute Datengrundlage ausmachen. Beantworten Sie jede mit Ja oder Nein, am besten für einen bestimmten Ablauf, etwa „vom Auftrag zur Rechnung“.
1. Eine Quelle für jede Angabe
Jede Angabe sollte genau einen Ort haben, an dem sie gepflegt wird. Alle anderen Stellen lesen sie von dort. Fachleute nennen das Single Source of Truth. Wo es zwei Orte gibt, gibt es früher oder später zwei Wahrheiten, und ein Programm kann nicht wissen, welche gilt.
- Gibt es für Kunden, Artikel und Preise jeweils genau eine Liste, die alle nutzen? Oder führt das Büro eine Tabelle, der Außendienst eine eigene und die Buchhaltung eine dritte?
- Wird eine Änderung nur einmal eingetragen? Gilt eine neue Anschrift sofort überall, oder muss jemand daran denken, sie an drei Stellen zu ändern?
- Wissen alle, welche Fassung gilt? Oder liegt irgendwo „Preisliste_neu_final_2.xlsx“?
2. Nachvollziehbar
Wenn Arbeit von Menschen auf Programme übergeht, muss man hinterher sagen können, was passiert ist. Das ist keine Bürokratie. Es ist die Voraussetzung dafür, einer Automatik zu vertrauen.
- Können Sie sagen, wer einen Auftrag oder einen Preis zuletzt geändert hat und wann?
- Lässt sich der Weg eines Vorgangs zurückverfolgen? Von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung, ohne in Postfächern zu suchen.
- Ist klar, was abgeschlossen ist und nicht mehr geändert werden darf? Eine verschickte Rechnung, ein freigegebener Plan, eine erledigte Prüfung. In meiner eigenen Buchhaltung lässt sich eine gebuchte Zeile zum Beispiel nicht mehr verändern, nur durch eine Gegenbuchung korrigieren.
3. Saubere Daten
Sauber heißt nicht perfekt. Sauber heißt: eindeutig, vollständig genug und in einer Form, die ein Programm prüfen kann.
- Hat jeder Kunde, jeder Auftrag und jeder Artikel eine eindeutige Nummer? Ein Name reicht nicht, „Müller“ gibt es dreimal.
- Stehen gleiche Dinge in gleicher Form da? Datumsangaben, Einheiten, Schreibweisen. „Stk.“, „Stück“ und „St“ sind für einen Menschen dasselbe, für ein Programm drei verschiedene Werte.
- Werden Eingaben schon beim Erfassen geprüft? Oder kann im Feld „Menge“ auch „ca. 5, siehe Mail“ stehen?
4. Wartbar
Eine Automatisierung ist nie einfach fertig. Abläufe ändern sich, Programme bekommen Updates, Mitarbeiter wechseln. Eine gute Lösung hält das aus.
- Läuft der Ablauf auch, wenn die eine Person fehlt, die ihn kennt? Ist er irgendwo beschrieben?
- Hängt etwas an einer Datei, die niemand anzufassen wagt? Die Tabelle mit verschachtelten Formeln, das Makro eines ehemaligen Kollegen.
- Merken Sie, wenn etwas nicht geklappt hat? Eine stille Automatik, die seit drei Wochen nicht mehr läuft, ist schlimmer als gar keine.
Was Ihre Antworten bedeuten
- Überwiegend Ja: Eine gute Grundlage. Der Ablauf eignet sich wahrscheinlich für eine Automatisierung. Überlegen Sie, welcher Schritt zuerst von selbst laufen soll.
- Gemischt: Der häufigste Fall. Meist fehlt dann keine Automatik, sondern ein Ort, an dem die Daten sauber zusammenkommen. Diesen Ort zu schaffen, ist oft der erste und lohnendste Schritt. Die Automatisierung baut danach darauf auf.
- Überwiegend Nein: Dann käme eine Automatisierung heute zu früh. Sie würde die Lücken nur schneller weitertragen. Bilden Sie den Ablauf zuerst einmal sauber digital ab. Das spart schon für sich Zeit und Rückfragen.
Warum diese Grundlage vor jeder Automatik und erst recht vor jeder KI steht, habe ich im Beitrag Erst die Daten, dann die KI ausführlicher beschrieben.
Wie ich daraus Software baue
Meine Anwendungen setzen genau an diesen vier Punkten an. Die Daten liegen an einem Ort, Eingaben werden beim Erfassen geprüft, wichtige Schritte sind nachvollziehbar festgehalten, und die Regeln des Ablaufs stehen an einer zentralen Stelle statt verteilt in Tabellen und Köpfen. Automatisierungen greifen auf diese Grundlage zu, statt neben dem System herzulaufen. Fällt etwas aus, fällt es auf.
Sie sind bei einem Ablauf unsicher? Beschreiben Sie ihn in der Ersteinschätzung. Ich sage Ihnen ehrlich, ob er schon bereit ist oder was vorher fehlt.