Fachbeitrag
Nicht jede Digitalisierung ist ein Großprojekt
Viele betriebliche Probleme brauchen kein neues System, sondern ein kleines Werkzeug, das in Tagen läuft und später wachsen kann.
Vor einiger Zeit habe ich geschrieben, dass nicht jede Website 10.000 Euro kosten muss. Der Malermeister, das Nagelstudio, die Beraterin am Anfang brauchen keine Marketingmaschine, sondern eine saubere Basis, auf der Kunden sie finden und erreichen. Inzwischen baue ich hauptsächlich Software für Abläufe statt Websites, und der Gedanke gilt dort noch stärker.
Das Bild vom Großprojekt
Wenn in einem Betrieb ein Ablauf nervt, denken viele Inhaber sofort an die große Lösung: eine neue Unternehmenssoftware, ein Beratungsprojekt, Monate mit Pflichtenheften und Schulungen. Weil das teuer und anstrengend klingt, passiert dann oft gar nichts. Die Bürokraft tippt weiter dreimal dieselben Daten ein, die Angebote werden weiter abends geschrieben, und die Belege liegen weiter überall.
Dabei ist das Großprojekt in den meisten Fällen die falsche Vorstellung. Die wenigsten Probleme, die ich bei kleinen Betrieben sehe, brauchen ein neues System. Sie brauchen ein fehlendes Stück zwischen den Systemen, die schon da sind.
Was ein kleines Werkzeug leisten kann
Drei Beispiele aus der Art von Arbeit, die ich meine:
- Eine Schnittstelle. Der Online-Shop und das Buchhaltungsprogramm sprechen nicht miteinander, also werden Bestellungen von Hand übertragen. Eine Verbindung dazwischen, und die Eingabe passiert einmal statt dreimal.
- Eine Automatisierung. Jede Woche kommt eine Datei vom Lieferanten, die jemand öffnet, prüft, umbaut und in ein anderes Programm lädt. Ein kleines Werkzeug macht das, meldet Auffälligkeiten und legt das Ergebnis ab.
- Ein internes Werkzeug. Für einen Prüfablauf oder eine Terminplanung passt keine Standardsoftware richtig. Eine kleine eigene Anwendung bildet genau diesen Ablauf ab, nicht mehr.
Solche Werkzeuge sind in wenigen Tagen einsatzbereit, nicht in Monaten. Sie arbeiten mit den Programmen, die der Betrieb schon hat. Und sie müssen nicht perfekt sein, sondern den einen Schritt erledigen, der heute Zeit kostet.
Klein starten, dann wachsen
Das Schöne an kleinen Werkzeugen: Sie können wachsen. Aus der Schnittstelle wird später ein Kundenportal, aus der Automatisierung ein Berichtswesen, aus dem internen Werkzeug nach und nach die Anwendung, die den Betrieb trägt. Jeder Schritt bringt für sich einen Nutzen und kann für sich entschieden werden. Niemand muss am Anfang wissen, wie die Lösung in drei Jahren aussieht.
So arbeite ich auch bei den Preisen. Klar abgegrenzte Automatisierungen kosten bei mir zwischen 390 und 1.900 Euro netto, mit Festpreis vor dem Start. Größere Vorhaben plane ich in Etappen, jede mit eigenem Preis und eigenem nutzbaren Ergebnis. Und bevor überhaupt Geld fließt, gibt es eine kostenlose Ersteinschätzung: Sie beschreiben den Ablauf, ich sage ehrlich, ob sich ein Werkzeug lohnt oder ob Standardsoftware reicht.
Was ich damit nicht sage
Es gibt Vorhaben, die ein echtes Projekt sind. Die Ablösung eines Altsystems mit zehn Jahren Daten, eine Anwendung, mit der zwanzig Leute täglich arbeiten, ein Ablauf, an dem Haftung hängt. Dafür braucht es Planung, und die darf auch etwas kosten. Aber das ist die Ausnahme, nicht der Normalfall. Der Normalfall ist ein nerviger Ablauf, der sich mit einem kleinen Werkzeug abstellen lässt.
Man gründet ein Unternehmen auch nicht mit zwanzig Mitarbeitern und einer eigenen IT-Abteilung. Warum sollte man dann mit der Software so tun? Wie ein Projekt bei mir abläuft, vom ersten Satz bis zur Betreuung, steht unter So läuft ein Projekt ab.