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Ersteinschätzung

Prozessautomatisierung und KI

Wiederkehrende Arbeit automatisieren. Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Dieselben Daten in zwei Programme tippen, Belege von Hand ablegen, Monatszahlen in Excel zusammensuchen: Ich automatisiere solche Abläufe in Ihrem Büro. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie Ihnen Arbeit abnimmt, und was verbindlich ist, gibt ein Mensch frei.

Ablauf beschreiben Gespräch vereinbaren

  • Festpreis vor Projektbeginn
  • Freigabe durch einen Menschen
  • Feste Obergrenze für KI-Kosten
  • Server in Deutschland

Kennen Sie das?

Arbeit, die sich jede Woche wiederholt.

Wenn Ihnen mehrere Punkte bekannt vorkommen, lohnt sich ein Blick auf Ihren Ablauf.

Möglichkeiten

Was eine Automatisierung leisten kann.

Beispiele, keine feste Funktionsliste. Was Sie davon brauchen, ergibt sich aus Ihrem Ablauf.

  • Dokumente und Belege auslesen

    Werte aus PDF, Foto oder Mail werden erkannt und zugeordnet. Eine Person prüft und gibt frei.

  • Daten zwischen Programmen übertragen

    Was in einem Programm steht, kommt ohne Abtippen ins nächste, per Schnittstelle oder Import.

  • E-Rechnungen empfangen und erzeugen

    Eingehende E-Rechnungen lesbar machen und eigene im vorgeschriebenen Format erstellen.

  • Textvorschläge für Angebote und Antworten

    Aus Anfrage und Ihren eigenen Vorlagen entsteht ein Entwurf. Sie prüfen, ändern und senden.

  • Fragen an eigene Dokumente

    Antworten aus Ihren Handbüchern, Verträgen oder Anweisungen.

  • Auswertungen nach Zeitplan

    Die Monatszahlen kommen zum festen Termin per Mail, ohne Excel-Nachmittag.

Ein Beispielablauf

So könnte es aussehen.

Ein typischer Vorgang mit Eingangsbelegen. Bei Ihnen sieht er so aus, wie Sie arbeiten.

  1. Beleg kommt an

    Eine Rechnung kommt per Mail oder wird mit dem Handy fotografiert.

  2. Werte werden ausgelesen

    Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz werden erkannt und vorgeschlagen.

  3. Eine Person prüft

    Sie sehen Beleg und Vorschlag nebeneinander, korrigieren bei Bedarf und geben frei.

  4. Export

    Die freigegebenen Daten gehen als Datei an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.

KI ist kein Selbstzweck

Ich setze KI nur ein, wo sie Ihnen Arbeit abnimmt. Jeder Vorschlag wird von einem Menschen geprüft, und die Kosten haben eine feste Obergrenze. KI hilft mir außerdem bei Analyse und Umsetzung. Was verbindlich ist, prüfe und entscheide ich selbst.

Für wen? Für kleine und mittlere Unternehmen, Büros, Verwaltungen und Dienstleister, die Daten von Hand übertragen: Belege, Mails, Excel-Listen oder zwei Programme ohne Verbindung.

Welche Daten an einen KI-Dienst gehen, wer sie verarbeitet und wie Sie das mit Ihren Kunden und Mitarbeitenden regeln, lesen Sie unter KI und Datenschutz und Wie ich KI einsetze.

Ansehen

Lieber erst selbst klicken?

In der Demo-Anwendung sehen Sie Beispiele mit Testdaten, darunter eine Belegerfassung und KI-Beispiele mit Freigabe.

Demo-Zugang anfragen

Anbinden und erweitern

Einzelne Abläufe im Detail.

Jeder dieser Abläufe lässt sich einzeln umsetzen oder später als eigene Stufe dazunehmen.

So entsteht Ihre Automatisierung

Ein fester Ablauf.

Gespräch, schriftlicher Umfang, Festpreis, Abnahme, Betrieb. Den Stand Ihres Vorhabens sehen Sie in einem Kundenportal.

  1. Gespräch

    Sie beschreiben, welche Arbeit sich wiederholt. Wir klären, was automatisiert wird und was bei Ihnen bleibt.

  2. Leistungsbeschreibung und Festpreis

    Umfang und Preis stehen schriftlich fest, bevor die Entwicklung beginnt.

  3. Entwicklung in Stufen

    Ich entwickle mit Testdaten. Sie sehen früh eine erste Fassung.

  4. Abnahme

    Sie prüfen den Ablauf mit echten Fällen und nehmen ihn ab.

  5. Betrieb

    Auf Wunsch betreibe und betreue ich die Automatisierung auf Servern in Deutschland.

Preisorientierung

Womit Sie rechnen können.

Eine eigene Anwendung mit Automatisierung und KI-Assistenz ab 3.900 € netto, zzgl. KI-Nutzung.

Was der Einstiegspreis umfasst: Eine Belegart, die eine Person freigibt, mit Export als Datei. Ohne Schnittstelle zu Fremdsystemen. KI-Nutzung nach Verbrauch.

Das ist eine Orientierung, kein Angebot. Der tatsächliche Festpreis ergibt sich aus dem schriftlich festgelegten Leistungsumfang, den Sie vor Projektbeginn mit dem Angebot erhalten. Einzelne kleinere Automatisierungen gibt es als Paket, siehe Leistungen.

Angebote nur für Unternehmer (§ 14 BGB). Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer und laufendem Betrieb.

Fragen

Bekomme ich dieselbe Software wie andere?

Nein. Gleich ist nur die technische Grundlage: Anmeldung, Rollen, Dokumente, Benachrichtigungen und die Anbindung an KI-Dienste baue ich nicht jedes Mal neu. Welche Abläufe automatisiert werden, entsteht aus Ihrem Büroalltag und wird vor Beginn schriftlich festgelegt.

Was ist im Preis enthalten?

Der Festpreis umfasst die Entwicklung des vereinbarten Umfangs, die Einrichtung der KI-Assistenz, die Einweisung und die Abnahme. Die laufende KI-Nutzung kommt nach Verbrauch dazu, ebenso Betrieb und Betreuung. Was genau dazugehört, steht in der Leistungsbeschreibung Ihres Angebots.

Gibt es auch kleinere Automatisierungen?

Ja. Einzelne, klar umrissene Aufgaben wie eine E-Rechnung, ein Belegfluss oder eine Schnittstelle gibt es als Paket mit eigenem Festpreis. Sie finden sie unter Leistungen und bei den einzelnen Lösungen. Der Einstiegspreis auf dieser Seite gilt für eine eigene Anwendung mit Freigabe und Export.

Brauche ich überhaupt KI?

Nicht unbedingt. Vieles lässt sich mit festen Regeln automatisieren, etwa das Übertragen von Daten oder eine Auswertung nach Zeitplan. KI setze ich nur ein, wo Inhalte gelesen oder Texte vorbereitet werden müssen.

Was kostet die KI im laufenden Betrieb?

Das hängt davon ab, wie viele Belege oder Texte verarbeitet werden. Die KI-Nutzung wird nach Verbrauch abgerechnet. Sie hat eine feste Obergrenze, damit die Kosten nicht unbemerkt steigen.

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Deshalb gibt ein Mensch frei. Die KI bereitet vor und schlägt vor, sie entscheidet nichts, was nach außen geht oder gebucht wird.

Welche Programme lassen sich anbinden?

Programme mit einer Schnittstelle oder einem Export, zum Beispiel Buchhaltung, Warenwirtschaft oder ein Postfach. Ob das bei Ihren Programmen geht, prüfe ich vorher und sage es Ihnen offen.

Welche Arbeit erledigen Sie jede Woche von Hand?

Beschreiben Sie Ihren Ablauf, in drei kurzen Schritten oder in einem Gespräch. Danach erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung, ob sich eine Automatisierung lohnt.

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