Portfolio · Eigenes Produkt · Planungslösung · 2026
Personalplanung nach Prognose
Aus Kassendaten, Wetter, Feiertagen und Ferien wird eine Prognose des Andrangs und daraus ein Dienstplan-Vorschlag. Läuft auf einem kleinen Server in Deutschland und ist nur über einen verschlüsselten Tunnel erreichbar.
- 355 statt 435Personalstunden in der Beispielwoche
- ± 12 %Abweichung je Tag, geprüft an 26 unbekannten Wochen
- 1.680 €weniger Lohnkosten in einer Woche
Das Problem
Der Dienstplan für die nächste Woche entsteht oft am Sonntagabend: ein Blick auf den Wetterbericht, in die Reservierungen, vielleicht ins Vorjahr, dann Schichten nach Gefühl. Oder jeder Tag wird gleich besetzt.
Beides kostet doppelt. Am warmen Freitagabend fehlen Leute, Gäste oder Kunden warten. Am verregneten Dienstag stehen zu viele herum, und der Lohn läuft trotzdem. Kein Mensch hält Wochentag, Wetter, Feiertage, Ferien und Veranstaltungen gleichzeitig im Kopf.
Die Lösung
Eine kleine Webanwendung, die aus Ihren eigenen Zahlen lernt, wann wie viel los ist, und daraus den Dienstplan vorschlägt:
- Lernen aus Ihren Daten: Kassenbelege oder Umsatz je Stunde, Reservierungen oder Termine, idealerweise aus ein bis zwei Jahren. Wetter, Feiertage und Schulferien kommen aus öffentlichen Quellen dazu.
- Prognose je halbe Stunde: Ein kleines neuronales Netz sagt für die kommende Woche voraus, wie viele Gäste oder Kunden kommen, Tag für Tag wie ein Wetterbericht.
- Bedarf nach Ihren Regeln: Wie viele Gäste eine Servicekraft betreut oder wie viele Essen die Küche je Stunde schafft, legen Sie fest.
- Dienstplan-Vorschlag: zusammenhängende Schichten mit Mindestlänge, auch geteilte Dienste. Der Vorschlag nennt Rollen, keine Namen. Wer arbeitet, entscheiden Sie.
- Was wäre, wenn: Ändert sich am Donnerstag der Wetterbericht, rechnet sich der Plan für Samstag neu, und Sie sehen, ob noch jemand dazukommen sollte.
Textfassung
1. Sonntagabend, Restaurant in Köln: Ein leerer Dienstplan füllt sich mit Fragezeichen, dann jeden Tag gleich mit 4 Service, 3 Küche, 1 Theke. Warmer Freitag: zu wenig Leute. Verregneter Dienstag: zu viele.
2. 1.004 echte Tage Kölner Wetter als Säulen, gefärbt nach Temperatur; dazu Wochentag, Feiertag, Ferien, Karneval, Weihnachtsfeiern. Hinweis: Demo, echte Wetterdaten, erfundene Gäste.
3. Ein Netz lernt in 30 Durchgängen. Abweichung je Tag: ± 12 %, geprüft an 26 unbekannten Wochen.
4. Prognose für die Woche ab 1. Juni 2026; Mittwoch vor Fronleichnam: 154 Gäste.
5. Daraus ein Dienstplan: 9 Leute, 51 statt 67 Stunden.
6. Ganze Woche: 355 statt 435 Stunden, 1.680 € weniger Lohnkosten.
7. Was wäre, wenn die Sonne scheint: 227 Gäste, 12 Leute, 63 Stunden.
8. Von Hand planen: Stunden. Vorschlag prüfen: Minuten.
9. Welche Planung kostet Sie Zeit? fk-onlineservices.de
Was es bringt: eine Beispielwoche
Durchgerechnet habe ich die Lösung für ein Restaurant in Köln mit Terrasse. Grundlage sind 1.004 echte Tage Kölner Wetter mit den echten Feiertagen und Ferien in NRW, die Gästezahlen sind erfunden.
| Fester Plan | Mit Prognose | |
|---|---|---|
| Personalstunden in der Woche | 435 | 355 |
| Lohnkosten bei 21 € je Stunde | 9.135 € | 7.455 € |
| Mittwoch vor dem Feiertag | 67 Stunden | 51 Stunden, 9 Leute |
Mehr als die Ersparnis zählt, wo das Personal steht: Der feste Plan hatte 164 Stunden, in denen Leute ohne Arbeit herumstanden, und 21 Stunden, in denen welche fehlten. Wie das Netz lernt und wie genau es ist, steht im Fachbeitrag Personal nach Gästen planen: Wie ein Netz den Dienstplan vorschlägt.
Passt auf viele Betriebe
Überall, wo das Aufkommen schwankt und Personal danach geplant wird, funktioniert das gleiche Muster. Statt Gästen zählen dann andere Dinge je halbe Stunde:
- Gastronomie und Hotels: Gäste, Übernachtungen, Frühstücke
- Einzelhandel und Bäckereien: Kunden an der Kasse
- Arztpraxen und Therapie: Patienten und Termine
- Callcenter und Kundenservice: Anrufe und Anfragen
- Freizeitbad, Kino, Werkstatt: Besucher oder Aufträge
Bevor Sie etwas beauftragen, prüfe ich an einem Ausschnitt Ihrer Daten, wie gut sich Ihr Betrieb vorhersagen lässt.
Klein im Betrieb, sicher erreichbar
Die Anwendung braucht kein Rechenzentrum. Das Netz ist klein genug, um auf einem kleinen virtuellen Server in Deutschland zu lernen und zu rechnen. Ihre Zahlen verlassen diesen Server nicht.
Erreichbar ist sie vom Büro-PC, vom Tablet in der Küche oder vom Handy, und zwar durch einen verschlüsselten Tunnel (VPN). Auf dem Gerät ist das eine kleine App: einmal eingerichtet, danach ein Schalter.
| Schutz | Was das heißt |
|---|---|
| Kein offenes Anmeldefenster | Die Anwendung hat keine öffentliche Adresse. Wer nicht im Tunnel ist, sieht nichts, was er angreifen könnte. |
| Ein Schlüssel je Gerät | Jedes Gerät bekommt einen eigenen Schlüssel. Verlässt jemand den Betrieb oder geht ein Handy verloren, wird genau dieser gesperrt. |
| Doppelt verschlüsselt | Der Tunnel ist verschlüsselt, die Verbindung zur Anwendung darin zusätzlich. |
| Anmeldung und Rollen | Jeder meldet sich persönlich an. Wer plant, sieht Prognose und Kosten, alle anderen nur, was sie brauchen. Fehlversuche sind begrenzt. |
| Server abgeschottet | Eine Firewall lässt nur den Tunnel herein. Gewartet wird der Server ebenfalls nur durch den Tunnel und nur mit Schlüssel, nie mit Passwort. Sicherheitsupdates kommen automatisch. |
| Sicherung und Überwachung | Die Daten werden jede Nacht gesichert und verschlüsselt außerhalb des Servers aufbewahrt. Ob die Anwendung läuft, wird alle fünf Minuten geprüft. |
| Keine Mitarbeiterdaten in der Prognose | Gerechnet wird mit Gästen oder Kunden je halbe Stunde, nicht mit der Leistung einzelner Menschen. |
So kommen Sie dazu
- Ausprobieren: Die Personalplanung läuft als Vorführung mit dem Kölner Restaurant, inklusive „Was wäre, wenn“. Den Zugang bekommen Sie über Zugang anfragen.
- Mit Ihren Zahlen prüfen: Schicken Sie mir einen Ausschnitt Ihrer Kassen- oder Termindaten. Ich prüfe, wie gut sich Ihr Andrang vorhersagen lässt, bevor Sie etwas beauftragen.
- Eigene Anwendung: angepasst an Ihren Betrieb, in Etappen mit Festpreis, betrieben auf Ihrem kleinen Server. Was das kostet und wie es abläuft, steht unter Personal nach Bedarf planen.
